Contrôleur de gestion, responsables RH, achats, comptable – Une alternative pour structurer

Nous aimons nos métiers et nous savons aussi qu’il nous est indispensable de les organiser et de les structurer. Par souci de « bien faire », de qualité de service et aussi d’efficacité et de rentabilité… Plus précisément, il s’agit d’aller toujours un peu plus loin dans l’optimisation et l’harmonisation des processus et des pratiques métiers, puis de dématérialiser les flux papiers.

En ces temps, ajoutons qu’il est crucial de garantir la continuité de service.

Comment gagner du temps dans cette démarche d’organisation et d’optimisation tout en faisant d’une pierre plusieurs coups?

Ce qui est commun à ces métiers (et finalement avec d’autres métiers de l’entreprise), c’est le fait de transformer des flux physiques papier (entrants, sortants, inter services) en flux numériques dématérialisés.

La piste à explorer consiste dès lors, non plus à traiter le sujet sous l’angle du métier (RH, achats, ADV, compta, etc.) mais sous l’angle du volume de papier à supprimer tous métiers confondus. Ce qui simplifie les choses est de mener un unique projet de dématérialisation, et non de mettre en place autant de solutions unitaires (ex: logiciel achat, logiciel RH, ADV, etc.) qu’il y a de métiers. La piste : optimiser les processus et mettre en place une solution GED ++, qu’on pourrait appeler GED 5.0

Une petite étude préalable s’impose à ce stade pour juger de la pertinence de cette approche pour une entreprise:

  • Inventaire des flux papier existants
  • Identification des risques de grippement et de perte de continuité de service
  • Modélisation des processus critiques
  • Etude d’opportunité d’un projet commun transverse GED 5.0 (go / no go pour cette approche)
  • Etude d’opportunité de projets unitaires, métier par métier plutôt que l’approche transverse
  • Avancée par petits pas afin de voir des résultats rapides et permettre une appropriation progressive et instinctive
  • Ne cherchez pas le concept de GED 5.0, il n’existe probablement pas. En revanche des éditeurs de solutions logicielles de dématérialisation et des intégrateurs me semblent en proposer sans le nommer ainsi.

La réussite globale de l’opération ne reposera cependant pas uniquement sur l’outil mais bien sur le fait de prendre le projet par le bon bout !

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Anthony Garin
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