Quelle législation et quelles solutions autour de la dématérialisation des factures?

Dématérialiser les factures, c’est quoi?

• Dématérialiser les factures signifie digitaliser, informatiser les actions de création, de gestion et de transmission des factures entre une entreprise et ses clients. On parle de dématérialisation des factures ou de e-invoicing en anglais. Ce processus pose la question de l’authenticité des informations et de la preuve que la facture est fiable, c’est pourquoi il ne s’agit pas simplement d’envoyer un facture par mail mais bien de l’envoyer selon un processus à valeur probante, via un tiers de confiance, opérateur de dématérialisation.

En résumé, qu’est-ce qui vous attend en tant que chef d’entreprise ou de responsable administratif sur la question de la dématérialisation des factures ?

• La date d’entrée en vigueur d’obligation de gestion des factures électroniques dans les transactions B2B a été par l’état au 1er juillet 2024.
• Ce passage devrait toutefois se faire progressivement:
  – D’abord les grandes entreprises
  – puis les entreprises de taille intermédiaire
  – puis les PME et TPE
• De plus l’obligation devrait dans un premier temps concerner la réception des factures électroniques puis dans un second temps la capacité à émettre des factures électroniques.

Qu’est-ce qu’une facture électronique?

• Sur le site des impôts, Je passe à la facturation électronique | impots.gouv.fr, il est décrit ce que l’on entend par « facture électronique ». Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire.
• Elle sera adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du portail public de dématérialisation ou d’une autre plateforme de dématérialisation.
  Le terme « e-invoicing » est employé pour désigner la facturation électronique.

Quelles sont les opérations concernées par la facturation électronique ?
La facturation électronique concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations dites domestiques, c’est-à-dire qu’elles concernent le territoire national. Ce type de transactions est appelé transactions « business to business » (ou B2B). En revanche, ne sont pas soumises à l’obligation de facturation électroniques les opérations bénéficiant d’une exonération de TVA en application des dispositions des articles 261 à 261 E du code général des impôts, dispensées de facturation. Il s’agit notamment des prestations effectuées dans le domaine de la santé (article 261, 4, 1°), des prestations d’enseignement et de formation (article 261, 4, 4°), des opérations immobilières (article 261, 5), des opérations réalisées par les associations à but non-lucratif (article 261,7), des opérations bancaires et financières et des opérations d’assurance et de réassurance (article 261C).

Comment vais-je facturer demain ? Est-ce que je pourrais toujours envoyer directement une facture à un client ?
Les modalités de facturation resteront identiques. Les mentions obligatoires prévues par le code de commerce et le code général des impôts seront les mêmes. Quatre nouvelles mentions seront rendues obligatoires à des fins de gestion. Les entreprises soumises à l’obligation d’émission adresseront leurs factures à leurs clients professionnels (transactions business to business ou B2B) par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire qui se chargera de l’envoi effectif des factures électroniques à la plateforme de dématérialisation du client.

Comment vais-je recevoir les factures de mes fournisseurs ?
Les factures de vos fournisseurs vous parviendront sous forme électronique par le biais de la (ou les) plateforme(s) que vous avez choisie(s). Cette plateforme peut être la même que votre fournisseur, une plateforme distincte ou le portail public de facturation. Toute entreprise est libre de choisir la ou les plateforme(s) de dématérialisation de son choix.

A quel rythme dois-je déposer une facture électronique ?
Le dépôt d’une facture électronique n’est pas encadré par un délai particulier : les assujettis continueront à déposer leurs factures au fil de l’eau.
Information issue de https://www.impots.gouv.fr/portail/node/14367

Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation de factures? Qu’est-ce qu’un opérateur de dématérialisation?

• Une plateforme de dématérialisation est un service offert par un opérateur de dématérialisation (prestataire de services) qui a deux rôles :
  • Se charger de transmettre la facture sous format dématérialisé du fournisseur vers le client ;
  • Extraire certaines données de ces factures pour les transmettre à l’administration fiscale (par exemple, l’identification du fournisseur et du client, le montant HT de l’opération, le montant de la TVA due …).
• L’opérateur de dématérialisation pourra être l’état, avec sa plateforme Chorus. Des opérateurs privés pourront également offrir ce service, notamment pour prendre en compte la gestion de cas complexes.

Qu’est-ce que le e-reporting?

• Toutes les entreprises assujetties à la TVA qui sont établies en France sont concernées par le e-reporting, lorsqu’elles réalisent des opérations avec des clients particuliers (opérations « business to consumer », BtoC,) ou avec des opérateurs étrangers (entreprises ou particuliers). Certaines entreprises étrangères non établies en France peuvent être soumises à l’obligation de e-reporting, dès lors que l’opération qu’elle réalise s’effectue avec une personne non assujettie à la TVA (le plus souvent, un particulier, mais cela peut-être une association ou une personne publique) et est taxable en France.
• Les opérations qui devront donner lieu à la transmission de données (e-reporting) concernent les entreprises soumises à la TVA en France et qui commercent avec des particuliers et plus largement des non assujettis (BtoC dit « business to consumer »), avec des entreprises non établies sur le territoire national (c’est-à-dire des assujettis qui n’ont pas d’établissement, de domicile ou de résidence habituelle en France)
• Information issue de https://www.impots.gouv.fr/portail/node/14368

A quel moment faut-il vraiment commencer à s’occuper de ce projet? Comment s’y prendre?

• La première chose à faire serait d’auditer son système de facturation pour voir s’il est en mesure de garantir l’authenticité des factures émises, l’intégrité des données sur la factures et la lisibilité dans le temps. Cf post linkedin sur le sujet « lien »…
• Ensuite, à ce stade en 2022, nous pouvons dire que l’entreprise aura au moins pour solution, celle offerte par l’état via la plateforme Chorus. Vous aurez en réalité le choix entre plusieurs prestataires
• Ce processus est sensé nous faire gagner du temps et de la qualité de service, à mon avis il n’est pas utile d’attendre la dernière minute pour enclencher les choses. A titre personnel, pour mon activité, c’est un chantier que je lance (étape 1, l’audit de ma solution de facturation), autant le faire pour soi avant d’aller conseiller les entreprises.
• Au-delà du choix de prestataire, qui nécessitera l’élaboration préalable d’un cahier des charges, ce sujet sera avant tout un sujet de conduite du changement et de facilitation d’appropriation de nouveaux usages. Réussir cette transition consistera à décrire les nouveaux modes opératoires, à former les gens à ces nouveaux modes opératoires et à réaliser un suivi grâce à un support utilisateurs efficace et correctement dimensionné

Comment je peux vous aider?

• Il y a le cas général, assez simple, pour lequel il ne sera pas utile de prévoir autre chose que l’usage de Chorus, plateforme public. Il y aura les situations particulières où la recherche de solutions se fera sur la base d’un cahier des charges que je pourrai rédiger. Dans tous les cas, l’essentiel est d’organiser le support aux personnes à l’appropriation des usages