Qui impliquer dans le projet de transformation?

A vouloir faire de nos projets des projets participatifs, on finit souvent par impliquer trop de monde et surtout trop de monde en même temps dans les mêmes réunions.

Autre travers très fréquent, le fait d’oublier d’associer suffisamment tôt des personnes pourtant clés pour le projet.

D’où cette question récurrente et cruciale pour le succès du projet: comment organiser le projet?

L’inévitable inventaire des parties prenantes !

Tout se joue dans les premiers temps du projet ! Il est impératif de commencer par faire l’inventaire des parties prenantes. C’est-à-dire l’inventaire des personnes influencées ou influençant le projet. Les parties prenantes sont les personnes qui de près ou de loin sont concernées par le projet. La liste peut être assez longue.

C’est en tout cas parmi ces personnes listées, que l’on va pouvoir choisir les personnes à impliquer opérationnellement dans le projet, dans les groupes projet, dans le comité de pilotage ou seulement dans le cadre d’entretiens ponctuels. A minima, les parties prenantes seront informées de l’avancement du projet.

Ce que l’on souhaite, c’est optimiser l’usage des ressources humaines de l’entreprise. Il y a suffisamment de projets dans une entreprise pour ne pas associer trop de monde sur chaque projet. Chacun fera sa part et apportera sa contribution à la transformation de l’entreprise, en étant impliqué dans tel ou tel projet mais pas dans tous les projets.

Quel casting pour nos projets ?

Seul le chef de projet va se retrouver dans tous les types de réunions. Les autres contributeurs, choisis parmi les parties prenantes, participeront au groupe projet ou au comité de pilotage mais pas au deux.

On cherche à impliquer les personnes à bon escient, ni trop ni trop peu. En tout cas participer à toutes les réunions ne nous ferait pas gagner en efficacité.

En général (il y a toujours des exceptions), sur des projets de transformation organisationnelle et numérique d’une PME ou d’une ETI, un comité de pilotage sera composé de 4 à 6 personnes maximum. Un groupe projet restreint, sorte d’équipe rapprochée du chef de projet, sera composée de 4 à 5 personnes.

A vous de jouer pour l’animation des réunions projets !

Vous saurez si vos réunions projets sont convenablement organisées et si vous avez invitées les bonnes personnes dès lors que les personnes se sentiront motivées et utiles en réunion.

Reste ensuite à animer de la bonne manière vos réunions!

Suivant le type de réunion, votre mode d’animation sera plus ou moins directif, plus ou moins participatif. Une bonne source d’inspiration pour trouver des idées de mode d’animation participatif est Les conseils utiles et pas futiles | Acteurs&Cie (acteursetcie.fr).

Plus vous serez à la fois consciencieux dans l’organisation des réunions et audacieux dans la manière de les animer et plus vous créerez de l’envie et de la motivation au sein et autour du projet.

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